Desde el 11 de enero de 2024 Canadá es parte del Convenio de la Apostilla, así que entre Colombia y Canadá ya no se usa la cadena de legalizaciones: basta una apostilla. Los documentos colombianos se apostillan en línea con la Cancillería de Colombia (USD 11 si paga desde el exterior), y los canadienses los apostilla la provincia o Global Affairs Canada, según el documento.
Qué es la apostilla y cuándo la necesita
La apostilla es un certificado que confirma que la firma de un funcionario público en un documento es auténtica, para que el documento valga en otro país del Convenio de La Haya. No certifica el contenido del documento.
Ejemplos frecuentes: diplomas y notas colombianas para estudiar o validar títulos en Canadá, antecedentes judiciales, registros civiles; o certificados de nacimiento, matrimonio y documentos notariales canadienses para usar en Colombia.
La ley canadiense no exige en general que los documentos extranjeros estén autenticados, pero muchas instituciones (colegios profesionales, universidades, empleadores) sí lo piden. Pregunte siempre a quien recibirá el documento.
Parte 1: apostillar documentos colombianos para usarlos en Canadá
Los documentos colombianos se apostillan en Colombia, ante la Cancillería, y el trámite se hace 100 % en línea, 24 horas al día, sin intermediarios. Los consulados en Canadá no emiten apostillas; solo reciben el pago si usted elige pagar allí.
- Verifique que la firma del funcionario que firmó su documento esté registrada en la Cancillería. Los documentos privados (por ejemplo, una carta laboral) deben pasar primero por notaría.
- Escanee el documento en PDF, máximo 11 MB. Puede incluir hasta 10 documentos por solicitud.
- Haga la solicitud en el portal de apostilla y legalización en línea de la Cancillería.
- Espere la revisión: hasta 3 días hábiles.
- Cuando sea aprobada, tiene 30 días para pagar. Una vez pagado no hay reembolso.
- Descargue el documento apostillado y verifíquelo en la consulta pública de la Cancillería (tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/documento.aspx).
Costo de la apostilla colombiana
| Trámite | Pago en Colombia | Pago en el exterior |
|---|---|---|
| Apostilla | COP 37.800 | USD 11 |
| Legalización | COP 26.200 | USD 10 |
Fuente: Resolución 3969 de 2026 de la Cancillería. Están exentos, entre otros, los documentos relativos a prestaciones sociales de colombianos.
Parte 2: apostillar documentos canadienses para usarlos en Colombia
En Canadá la autoridad depende del documento y de la provincia:
| Tipo de documento | Quién apostilla |
|---|---|
| Documentos federales (por ejemplo, certificados de ciudadanía, documentos del gobierno federal) | Global Affairs Canada |
| Documentos de Alberta, Columbia Británica, Ontario, Quebec y Saskatchewan | La autoridad provincial de esa provincia |
| Documentos de Manitoba, New Brunswick, Terranova y Labrador, Nueva Escocia, Isla del Príncipe Eduardo y los tres territorios | Global Affairs Canada |
- Global Affairs Canada calcula unos 25 días hábiles más el tiempo de correo, sin servicio urgente.
- Las apostillas no vencen.
- Las antiguas autenticaciones con sello rojo no se aceptan en países del Convenio: si tiene un documento autenticado antes de 2024, probablemente necesite apostillarlo de nuevo.
Traducciones
Si el documento canadiense está en inglés o francés, la entidad colombiana normalmente pedirá una traducción oficial al español. En Canadá, a su vez, muchas entidades piden traducciones certificadas al inglés o al francés. Consulte quién acepta qué traductor antes de pagar.
Casos frecuentes de colombianos en Canadá
- Registrar a un hijo nacido en Canadá: apostille el certificado provincial de nacimiento (vea la guía del registro civil).
- Validar su título: diplomas y notas apostillados en Colombia (vea la guía para homologar títulos).
- Firmar un poder para Colombia: en el consulado no necesita apostilla; con notario canadiense, sí (vea la guía de poderes).
Errores que hacen rechazar la solicitud
- Subir escaneos ilegibles o de más de 11 MB.
- Pedir apostilla de un documento cuya firma no está registrada.
- Apostillar una fotocopia simple en vez del documento o una copia autenticada.
- Pagar a páginas o gestores no oficiales.
Qué camino sigue cada documento
| Documento | Va hacia | Qué hacer |
|---|---|---|
| Documento público colombiano (título, registro civil, antecedentes) | Canadá | Apostilla en línea ante la Cancillería de Colombia (USD 11 desde el exterior / COP 37.800 en Colombia según la Resolución 3969 de 2026) |
| Documento canadiense (certificado de nacimiento, matrimonio) | Colombia | Apostilla por la autoridad canadiense competente (federal o provincial según el documento) |
| Documento firmado por usted en Canadá para Colombia | Colombia | Reconocimiento de firma en el consulado (vea la guía de poderes) |
Los consulados de Colombia no expiden apostillas.
Pasos para apostillar en línea en Colombia
- Verifique que el documento esté firmado por un funcionario registrado (algunas entidades requieren registro de firma previo).
- Haga la solicitud en el sistema en línea de la Cancillería.
- Pague por los medios habilitados.
- Descargue la apostilla electrónica y verifique su código.
Errores comunes
- Apostillar en Colombia un documento que ya no está vigente para el uso en Canadá.
- Olvidar la traducción: la apostilla no traduce el documento.
- Pedir apostilla para un trámite canadiense que no la exige (por ejemplo, muchas ECA se hacen con verificación directa de la universidad; vea la guía de homologación).
- Ir al consulado a pedir una apostilla.
Lista de chequeo
- Documento original o electrónico emitido por la entidad.
- Verificación de firma registrada.
- Medio de pago.
- Plan de traducción si el destino lo exige.
Para documentos de sus hijos nacidos en Canadá, vea la guía de registro civil; para poderes, la guía de poderes.
Apostilla o legalización
Desde que Canadá aplica el Convenio de La Haya sobre la Apostilla, entre Colombia y Canadá se usa la apostilla y ya no la cadena de legalizaciones consulares. La legalización (USD 10 o COP 26.200 según la Resolución 3969 de 2026) sigue existiendo para documentos que van a países que no son parte del convenio. Si una entidad canadiense le pide ‘legalizar’ un documento colombiano, pregunte si se refiere a apostillar; es lo habitual.
Para documentos canadienses que van a Colombia, la autoridad que apostilla depende de quién emitió el documento: los documentos federales los atiende Global Affairs Canada y los provinciales, la autoridad designada de cada provincia. Revise la página oficial de autenticación del Gobierno de Canadá antes de enviar el documento.
Para dudas consulares, ubique su sede en consulados de Colombia en Canadá.
Preguntas frecuentes
¿Puedo apostillar un documento colombiano desde Canadá?
Sí, el trámite es en línea con la Cancillería y puede pagarlo desde el exterior (USD 11) o en Colombia (COP 37.800).
¿El consulado de Colombia en Canadá apostilla documentos?
No. Según la Resolución 3969 de 2026, los consulados no emiten apostillas; solo reciben el pago.
¿Cuánto tarda la apostilla en línea?
La revisión es de hasta 3 días hábiles; luego tiene 30 días para pagar.
¿Desde cuándo Canadá acepta apostilla?
Desde el 11 de enero de 2024, cuando entró en vigor el Convenio para Canadá.
¿La apostilla tiene fecha de vencimiento?
No, pero la entidad que recibe el documento puede exigir que el documento mismo sea reciente.
Fuentes oficiales
- Cancillería: Apostilla y legalización en línea
- Resolución 3969 de 2026
- Global Affairs Canada: Authentication and apostille
- HCCH: Canada – Apostille Convention
Vea todas nuestras guías para colombianos en Canadá.
Guía original de Colombianos en Canadá basada en las fuentes oficiales citadas. Tarifas y requisitos pueden cambiar: confirme siempre en el sitio oficial o con su consulado antes de hacer el trámite.
Imagen: Julesmazur / Wikimedia Commons (CC BY-SA 4.0)